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Implementing the Agenda / Mettre en oeuvre le programme du gouvernement
We are now in the process of implementing the government’s agenda
- The agenda, or government priorities, were laid out in the Speech from the Throne. In this post, I’ll explain how the Public Service supports the Prime Minister and Cabinet in implementing the agenda, but to establish a common level of understanding, I’ll start by describing collective responsibility.
Together, the Prime Minister and Cabinet are collectively responsible for implementing the agenda.
- They are given the authority to govern as long as they have the confidence of the House of Commons, which signals its degree of support through votes on actions proposed by the Government.
- A vote related to issues that are central to the government’s agenda (a “confidence vote”, e.g. on the budget, SFT, or a law related to a government commitment) is effectively a judgement by Members of Parliament on the Government’s ability to act in ways that reflect the interests of citizens.
Central agencies (the Privy Council Office, Treasury Board Secretariat and Finance Canada) support Cabinet in their collective responsibility
- These three departments coordinate actions of the other Public Service organizations, ultimately to help the Government maintain the confidence of the House.
- In practice, this work involves things such as helping Ministers make decisions together, helping public servants in different organizations work effectively together, balancing the allocation of resources appropriately between organizations and supporting the implementation of the Government’s management policies.
PCO plays a lead role in supporting implementation of the agenda
- To begin with, PCO helps with the preparation of letters that the Prime Minister sends to each minister (“mandate letters”) assigning them the elements of the agenda for which they are individually responsible, or with whom they should work to advance the agenda.
- PCO also supports the various Cabinet committees and their Chairs by establishing the meeting agendas (in consultation with the Chairs and the Prime Minister’s Office). There are important choices to make regarding which priorities to deal with first.
Cabinet makes policy decisions based on a Memorandum to Cabinet
- The decision is usually framed around whether, or how, or whether and how to do something.
- Each MC is signed by the Minister(s) making the recommendations to Cabinet and contains background information, analysis, options and the recommendations. (The instructions for completing these documents can be found at this link)
In my next post, I’ll describe the preparations for a Cabinet Policy Committee meeting
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Nous sommes maintenant en train de mettre en œuvre le programme du gouvernement.
- Le programme du gouvernement, aussi connu sous le nom de priorités du gouvernement, a été énoncé dans le Discours du Trône. Dans le présent article, je vais expliquer de quelle façon la fonction publique aide le premier ministre et le Cabinet à mettre en œuvre le programme du gouvernement. Mais pour établir une compréhension commune, je commencerai par décrire la responsabilité collective.
Ensemble, le premier ministre et le Cabinet ont la responsabilité collective de mettre en œuvre le programme du gouvernement.
- Ils ont le pouvoir de gouverner aussi longtemps qu’ils ont la confiance de la Chambre des communes, qui montre son niveau d’appui au moyen des votes sur les mesures proposées par le gouvernement.
- Un vote lié à des questions qui sont au cœur du programme du gouvernement (un « vote de confiance », par exemple sur le budget, le discours du Trône, ou une loi se rapportant à un engagement du gouvernement) constitue effectivement un jugement des députés sur la capacité du gouvernement d’agir d’une manière qui reflète les intérêts des citoyens.
Les organismes centraux (le Bureau du Conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère des Finances Canada) soutiennent le Cabinet dans leur responsabilité collective.
- Ces trois ministères coordonnent les mesures prises par les autres organisations de la fonction publique, en fin de compte pour aider le gouvernement à conserver la confiance de la Chambre.
- En pratique, ce travail comprend, entre autres, le fait d’aider les ministres à prendre des décisions ensemble, d’aider les fonctionnaires de diverses organisations à collaborer efficacement, d’établir un équilibre entre la répartition des ressources de façon appropriée entre les organisations, et de soutenir la mise en œuvre des politiques de gestion du gouvernement.
Le BCP joue un rôle de premier plan dans le soutien à la mise en œuvre du programme du gouvernement.
- Pour commencer, le Bureau du Conseil privé (BCP) apporte son aide à la préparation des lettres que le premier ministre envoie à chaque ministre (« lettres de mandat ») et au moyen desquelles il leur attribue les éléments du programme du gouvernement dont ils sont responsables individuellement, ou sur lesquels ils doivent travailler pour faire progresser le programme du gouvernement.
- Le BCP soutient également les divers comités du Cabinet et leurs présidents en établissant l’ordre du jour des réunions (en consultation avec les présidents et le Cabinet du premier ministre). Il y a des choix importants à faire au sujet des priorités à aborder en premier lieu.
Le Cabinet prend des décisions stratégiques en se fondant sur un mémoire au Cabinet.
- Habituellement, la décision est articulée autour de la question à savoir si, ou comment, ou si et comment il faut prendre des mesures.
- Chaque mémoire au Cabinet est signé par le ou les ministres qui fait les recommandations au Cabinet, et contient de l’information sur le contexte, une analyse, des options et les recommandations. (Vous trouverez les instructions relatives à la préparation de ces documents à cette adresse)
Dans mon prochain article, je décrirai les préparatifs en vue d’une réunion du Comité d’orientation du Cabinet.
Setting the Government’s Strategy / Établir la stratégie du gouvernement
The Speech from the Throne (SFT) is effectively the Government’s strategy
- In broad terms, the SFT is a strategy for increasing the quality of life for Canadians, i.e. it is implied that we’ll be better off as a result of implementation of the strategy.
- Understanding a little management theory can help make sense of this phase of the government cycle we’re in.
A useful framework for understanding strategy is the “Diamond E”
- Developed by Joseph N. Fry and Peter J. Killing, this framework explains how strategy defines what an organization, such as a government, or department, will do to bring about change outside the organization, e.g. Canada.
- It also explains how:
- as the external environment changes (e.g. oil prices, refugee migration), an organization needs to adjust its strategy (e.g. with a new SFT, or changes in policy); and
- when strategy changes, the organization needs to adjust to deliver the strategy.
The Government is aligning to deliver on its strategy
- There are three main areas in which organizations need to make adjustments to fit with their strategy:
- in the senior management of the organization (such as in the appointment of ministers and deputy ministers who have what it takes to implement the strategy);
- resources (e.g. by adjusting the allocation of resources, through updating budgets); and
- organizational structure, processes, and culture. (What we’ve seen is a new Cabinet structure organized around priorities, changes to department names, and some structural changes, such as moving Multiculturalism to Canadian Heritage.)
The role of senior managers is to always be fine-tuning
- As the saying goes, change is constant. So, it is important to be continually checking to see whether the strategy is still the right one, and whether the organization, resources and leadership reflect what is needed for the strategy to succeed.
This perspective on the Government’s strategy can inform Public Service advice
- As I have mentioned in previous posts, our advice to decision-makers can be most effective when framed in terms of a narrative.
- In my years at the Privy Council Office and Treasury Board Secretariat, I have often used the insights offered by the “Diamond E” to help me structure a narrative that would be relevant to those making strategic choices.
Can you discern how these elements of management decision-making are at play in your part of government?
What advice would you offer your managers to help them be strategic?
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Le discours du Trône (DT) est en fait la stratégie du gouvernement
- De façon générale, le DT est une stratégie pour améliorer la qualité de vie des Canadiens, c’estàdire qu’il est sousentendu que nous serons dans une meilleure situation à la suite de la mise en œuvre de la stratégie.
- Comprendre un peu la théorie de la gestion peut nous aider à mieux saisir cette étape du cycle du gouvernement dans laquelle nous nous trouvons.
Le cadre du losange E est utile pour comprendre la stratégie
- Élaboré par Joseph N. Fry et Peter J. Killing, ce cadre explique comment une stratégie définit ce que fera une organisation, comme un gouvernement ou un ministère, pour opérer un changement à l’extérieur de l’organisation, par exemple, au Canada.
- Il explique aussi comment :
- au fil de l’évolution de l’environnement externe (comme le prix du pétrole, la migration des réfugiés), une organisation doit adapter sa stratégie (au moyen par exemple d’un nouveau DT ou de modifications de politiques);
- en cas de changement apporté à la stratégie, l’organisation doit s’adapter pour mettre en œuvre la stratégie.
Le gouvernement aligne ses efforts pour mettre en œuvre sa stratégie
- Il y a trois principaux domaines dans lesquels les organisations doivent faire des ajustements afin de les adapter à leur stratégie :
- Dans la haute direction de l’organisation (notamment dans la nomination des ministres et des sous ministres qui ont ce qu’il faut pour mettre en œuvre la stratégie).
- Les ressources (par exemple en modifiant l’attribution des ressources, en mettant à jour les budgets).
- La structure, les processus et la culture de l’organisation. (Ce que nous avons vu c’est une nouvelle structure de Cabinet organisée autour des priorités, des changements apportés aux noms des ministères et certains changements structurels, comme transférer le multiculturalisme au Patrimoine canadien.)
Le rôle des cadres supérieurs n’est jamais terminé
- Comme on dit, il n’y a que le changement qui ne change pas. Il est donc important de vérifier continuellement si la stratégie est toujours juste et si l’organisation, les ressources et le leadership tiennent compte de ce qui est nécessaire au succès de la stratégie.
Ce point de vue sur la stratégie du gouvernement peut éclairer les conseils fournis par la fonction publique
- Comme je l’ai mentionné dans des messages précédents, nos conseils aux décideurs peuvent être les plus efficaces lorsqu’ils sont formulés sous forme narrative.
- Pendant mes années au Bureau du Conseil privé et au Secrétariat du Conseil du Trésor, j’ai souvent utilisé les données du cadre du losange E pour m’aider à structurer un texte qui serait utile aux personnes qui font des choix stratégiques.
Pouvez-vous déterminer comment ces éléments de la prise de décisions de gestion entrent en jeu dans votre secteur gouvernemental?
Quels conseils donneriez-vous à vos gestionnaires pour les aider à agir de façon stratégique?
Getting Government up and running / Mise en place et départ du gouvernement
There are a number of steps to getting the government up and running after an election.
- Choosing the Cabinet, the committee structure and membership
- Cabinet was announced just over two weeks following the October 19, 2015 election. The Prime Minister used the naming of his Cabinet Ministers and the Committee structure to highlight priorities of his government (e.g. equal representation by gender, Policy committees on: “Inclusive Growth, Opportunities and Innovation,” “Diversity and Inclusion,” and “Open and Transparent Government“).
- Such measures can be linked directly to building confidence of Canadians and their Members of Parliament in the government’s ability to govern.
2. Choosing the structure of government
- Through the naming of Ministers, we could see that the department of Industry Canada is being changed to Innovation, Science and Economic Development Canada. As well, the two portfolios of “Families, Children and Social Development and Employment,” and “Workforce Development and Labour” suggest a adjustment to Employment and Social Development Canada.
- Such changes are both symbolic and supportive of advancing government priorities.
3. Writing the Speech from the Throne
- The next significant step will be to prepare the Speech from the Throne to set out the government’s agenda. It will be based on the Liberal Party’s election platform, but may also include commitments based on advice from the Public Service. The speech is drafted for the Prime Minister’s approval by staff in the Privy Council Office.
- While commitments will be specific in some areas and broad in others, anticipating how the government will show that it has fulfilled its commitments prior to the next election is an important consideration.
4. Summoning of Parliament
- While technically, Parliament only needs to resume within 12 months of when it was dissolved, it is likely that the Prime Minister will recommend to the Governor General that Parliament be summoned well before that date to get the work of advancing the agenda underway.
- On the first day of the new Parliament, Members of Parliament will elect the Speaker of the House of Commons and then proceed to the Senate to hear the Governor General read the Speech from the Throne.
5. Sending mandate letters
- Typically, once the Speech from the Throne has been read, the Prime Minister will send mandate letters to each minister assigning responsibilities for acting on the government commitments, clarifying who is leading on a commitment and who is to be involved by providing support. Sometimes the letters establish timeframes for bringing items to Cabinet.
For public servants, this is a dynamic period, with the primary focus being on identifying how to support the government in advancing its agenda.
Can you see how the government’s priorities are likely to affect your work?
What can you do to be ready?
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À la suite d’une élection, un certain nombre de mesures doivent être prises pour permettre au gouvernement de commencer ses travaux.
- Choix du Cabinet ainsi que de la structure et de la composition des comités
- Le Cabinet a été annoncé un peu plus de deux semaines après l’élection du 19 octobre 2015. Le premier ministre a profité de la présentation des ministres de son Cabinet et de la structure des comités pour souligner les priorités de son gouvernement (p. ex. la représentation égale des deux sexes, les comités du Cabinet chargés de « la croissance inclusive, de l’égalité des opportunités, et de l’innovation », de « la diversité et de l’inclusion » « des questions concernant un gouvernement ouvert et transparent »).
- De telles mesures peuvent être directement liées à l’instauration, par le gouvernement, de la confiance de la population canadienne et des députés à l’égard de sa capacité de gouverner.
2. Choix de la structure du gouvernement
- Nous avons pu constater, d’après la nomination des ministres, que le ministère de l’Industrie a été remplacé par le ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique. De plus, les deux portefeuilles que sont « Famille, Enfants et Développement social » et « Emploi, Développement de la main d’œuvre et Travail » constituent un remaniement de l’ancien ministère « Emploi et développement social Canada ».
- De tels changements sont à la fois symboliques et favorables à l’atteinte des priorités du gouvernement.
3. Rédaction du discours du Trône
- La prochaine étape importante sera la préparation du discours du Trône afin d’énoncer le programme du gouvernement. Il sera rédigé à la lumière du programme électoral du Parti libéral, et pourrait également renfermer des engagements fondés sur des conseils formulés par la fonction publique. Ce discours est rédigé par le personnel du Bureau du Conseil privé, aux fins d’approbation par le premier ministre.
- Bien que, selon les domaines, les engagements pris peuvent être précis ou généraux, prévoir la façon dont le gouvernement démontera qu’il a rempli ses engagements avant la tenue de la prochaine élection est un point important à prendre en considération.
4. Convocation du Parlement
- Malgré le fait que, en théorie, la rentrée parlementaire ne doit reprendre que dans les 12 mois suivant sa dissolution, le premier ministre recommandera sans doute au gouverneur général de convoquer le Parlement à se réunir bien avant cette date afin de faire avancer les travaux déjà en cours.
- Au premier jour du nouveau Parlement, les députés éliront le président de la Chambre des communes et entreront au Sénat pour y entendre le gouverneur général prononcer le discours du Trône.
5. Envoi des lettres de mandat
- Habituellement, à la suite de la lecture du discours du Trône, le premier ministre fait parvenir à chaque ministre une lettre de mandat dans laquelle il leur confie les responsabilités dont ils devront s’acquitter afin de donner suite aux engagements du gouvernement; ces lettres précisent également la personne responsable de l’engagement en question et celle qui sera chargée de fournir des services de soutien à cet égard. Il arrive que ces lettres établissent également les échéanciers de présentation des dossiers au Cabinet.
Pour les fonctionnaires, il s’agit d’une période dynamique, l’accent étant mis sur la détermination des moyens visant à aider le gouvernement dans l’avancement de son programme.
Pouvez-vous voir dans quelle mesure les priorités du gouvernement sont susceptibles d’influer sur votre travail?
Que pouvez-vous faire pour vous y préparer?
Ian Matheson 