The “Budget Letter” / La « lettre budgétaire »

In this second post on the Budget process, I cover how the decisions on what to include in the Budget are made.

The primary means for a Minister to request new resources is the “Budget Letter”

The process begins when the Minister of Finance sends the “Budget Call Letter” to his colleagues, typically during the summer break, and invites them to submit their personal priorities for inclusion in the Budget (typically, by October).

Each Minister’s “Budget Letter” is the focal point for Public Service advice

Drafting a Minister’s Budget Letter is an iterative process between a Minister, Minister’s staff and the Deputy Minister and his or her staff.  Credibility is persuasive, so the letter should argue coherently for priorities that advance the Government agenda, or for new ideas not foreseen in the Speech from the Throne (e.g. “program integrity” issues — areas where funding currently available is inadequate and may pose a health and safety risk).

It is very important that the Budget Letters contain detailed supporting information for each new spending proposal.  The objective is to show that the request is well formulated (knowing what amounts are needed in what years, the implications of lower amounts or no funding, the results expected etc.)  Here is a step where the work of public servants can make a difference in gaining support for their Minister’s priorities.

Budget Letters also identify any legislative requirements

In some cases, new policies require legislation as well as new funding to enable implementation.  The Budget Letter is the mechanism for identifying such items that may need to be included in the Budget Implementation Act — the legislation by which Parliament approves amendments to legislation to enable implementation of the Budget.

The Department of Finance organizes all the spending proposals for review

On receiving the Budget Letters, the Department of Finance begins preparing briefing notes (called “Budget 2-Pagers” — even though they may well exceed two pages) for each spending proposal it, in consultation with their Minister’s Office and the Prime Minister’s Office, considers actionable.  In recent years, the number of such notes has been as high as 450.  Finance relies on the supporting detail provided in Budget Letters, but may ask departments for more information and may challenge the quality of the information.

The amount of spending room is calculated and becomes the reference point

Between November and January, the Minister of Finance meets with his officials approximately twice a week (for about three hours) to make decisions on a subset of the spending proposals.  With each decision, the amount of spending room (termed the “budgetary balance”) is reduced and becomes the reference point for the next meeting.  Every month or two, the Minister of Finance meets with the Prime Minister to seek his concurrence with each decision.

Up next: Budget consultations and communications, as well as seeking Parliament’s approval.

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Dans ce deuxième billet portant sur le processus budgétaire, je parle de la façon dont sont prises les décisions relatives au contenu du budget.

Le principal moyen qu’utilise un ministre pour demander de nouvelles ressources est la « lettre budgétaire »

Le processus s’amorce quand le ministre des Finances envoie la « lettre de demande d’exigences budgétaires » à ses collègues, normalement pendant la pause estivale, et les invite à lui transmettre leurs priorités personnelles afin de les intégrer dans le budget (normalement au plus tard en octobre).

La « lettre budgétaire » de chaque ministre constitue le point central pour les conseils de la fonction publique

La rédaction d’une lettre budgétaire pour un ministre est un processus itératif entre le ministre et son personnel et le sous-ministre et son personnel. Comme la crédibilité est persuasive, la lettre doit présenter des arguments cohérents en faveur de priorités qui font progresser le programme du gouvernement, ou en faveur d’idées qui n’ont pas été prévues dans le discours du Trône (p. ex. : des questions « d’intégrité de programmes » – des domaines où le financement offert actuellement est insuffisant et peut représenter un risque pour la santé et la sécurité).

Il est très important que les lettres budgétaires contiennent des renseignements complémentaires détaillés pour chaque proposition de nouvelles dépenses. L’objectif est de démontrer que la demande est bien formulée (savoir notamment quels montants sont requis à quel moment, les répercussions d’une diminution du financement ou d’une absence de financement, ainsi que les résultats attendus). Il s’agit d’une étape où le travail des fonctionnaires peut contribuer à accroître le soutien des priorités de leur ministre.

Les lettres budgétaires peuvent également désigner toute exigence prévue par la loi

Dans certains cas, les nouvelles politiques nécessitent des lois ainsi qu’un nouveau financement pour permettre leur mise en œuvre. La lettre budgétaire est le moyen qui permet de déterminer les éléments qu’il faut inclure dans la Loi d’exécution du budget – la loi dont se sert le Parlement pour approuver des modifications aux lois afin de permettre la mise en œuvre du Budget.

Le ministère des Finances organise toutes les propositions de dépense en vue de leur analyse

Dès qu’il reçoit les lettres budgétaires, le ministère des Finances commence à rédiger des notes de synthèse (désignées comme « documents budgétaires de deux pages » – même si leur contenu dépasse parfois largement deux pages) pour chaque proposition de dépenses qu’il considère comme étant recevable, en consultation avec le Cabinet de son ministre et le Cabinet du premier ministre. Au cours des dernières années, il y a eu jusqu’à 450 notes de la sorte. Le ministère des Finances compte sur les renseignements complémentaires que fournissent les lettres budgétaires, mais peut demander aux ministères de fournir plus de renseignements et peut remettre en question la qualité des renseignements.

La latitude de dépenses est calculée et devient le point de référence

De novembre à janvier, le ministre des Finances se réunit avec ses représentants jusqu’à deux fois par semaine (pendant environ trois heures) pour prendre des décisions au sujet d’un sous-ensemble des propositions de dépenses. À la suite de chaque décision, la latitude de dépenses (désignée comme « solde budgétaire ») est réduite et devient le point de référence pour la prochaine réunion. Une fois par mois ou tous les deux mois, le ministre des Finances se réunit avec le premier ministre dans le but d’obtenir son approbation pour chaque décision.

À venir : Consultations budgétaires et communications liées au budget, ainsi qu’obtenir l’approbation du Parlement.